Русская Православная Церковь
ОТДЕЛ
СОЦИАЛЬНОГО СЛУЖЕНИЯ
ЕКАТЕРИНБУРГСКОЙ ЕПАРХИИ
Екатеринбург, ул. Кирова, 65
soee@yandex.ru
(343) 200-07-04

Как подготовить добровольцев к участию в акции: пошаговая инструкция

Недавно мы писали о том, как подготовить и провести акцию в торговом центре. На этапе подготовки акции, не менее важным моментом является подготовка самих добровольцев. К чему нужно подготавливать добровольцев, как создать благоприятную атмосферу на акции и как не потерять самых активных участников читайте в нашем сегодняшнем материале. Информация подготовлена Синодальным отделом по церковной благотворительности и социальному служению по материалам VII Общецерковного съезда по социальному служению.

Подготовку к любому крупному мероприятию нужно разделить на этапы, один из которых - создание и обучение группы добровольцев, которая будет вам помогать.

С добровольцами необходимо проводить предварительную работу, от простого инструктажа о том, что и как им предстоит делать до общего рассказа о том, чем занимается ваша организация, зачем проводится акция, на какие цели и для кого собираются пожертвования, где можно будет прочитать отчет о потраченных средствах. Все это крайне важно, поскольку добровольцы будут активно общаться с вашими гостями, а те будут задавать им много вопросов о происходящем. Добровольцы на мероприятии, особенно если оно масштабное, – это лицо вашей организации.

Обязательно расскажите о том, как подходить к людям, что делать, если закончились листовки, если задают неожиданные вопросы или хотят сдать б/у вещи, а вы их не собираете в этот раз. Рассказать о правилах поведения и взаимоотношениях с координатором, с сотрудниками торговой точки.

Важно, чтобы люди хотя бы один раз проговорили вслух те слова, которые им нужно будет произносить на акции посетителям. Проверьте, что они правильно называют вашу организацию, ваш благотворительный проект, корректно описывают цель акции и т.п.

Устройте небольшую игру с инсценировкой типичных ситуаций. Например, доброволец и разные типы покупателей: недоброжелательно настроенные, спешащие мамы с капризничающими детьми, пожилой человек, который сам хочет получить помощь. Это весело, познавательно и полезно для всех участников.

Расскажите как вести себя добровольцу в непредвиденной ситуации

Иногда люди негативно реагируют на обращение к ним, что может расстроить добровольца. Важно морально подготовить добровольцев и научить принимать отказы, критику и даже словесную агрессию максимально спокойно и доброжелательно. Добровольцев, которые не смогут попасть на тренинг, обязательно нужно проинструктировать на месте до их «заступления на пост». Подготовьте шпаргалки с основными вопросами, которые могут возникнуть и ответами на них и раздайте даже подготовленным добровольцам, т.к. вполне вероятно, что они успели что-то забыть или упустить.

Если вы проводите акцию в крупном торговом центре, в шпаргалке есть смысл нарисовать схему и отметить на ней ваши стенды, чтобы добровольцы не заблудились. Если у вас большая акция, то добровольцев следует заранее предупредить, что они отвечают за свои «зоны», покидать которые без согласования с координатором им нельзя. Иначе начнется беспорядок.

Участие добровольцев в благотворительных акциях

На призыв поучаствовать в акции могут откликнуться очень многие, так как этот вид помощи кажется добровольцам довольно простым. Для тех, кто давно помогает приходу, акции – это хорошая возможность пообщаться с другими добровольцами, узнать больше о жизни ваших благотворительных проектов. Успех многих акций сильно зависит от того, сколько у вас помощников и насколько хорошо они справляются. На ответственные посты и задачи, связанные с деньгами, привлекайте только проверенных людей, прошедших собеседование и получивших благословение, т.е. тех, кому вы можете доверять.

Акция – это хорошая возможность пообщаться с другими добровольцами

Если вы дадите объявления об акции на официальном сайте или форуме, то придет много не знакомых вам людей. Чтобы пришли те, кто помогал и хорошо зарекомендовал себя в прошлый раз, важно иметь после каждой акции список их контактов. Чтобы мотивировать добровольцев приходить на следующие акции, можно писать им благодарственные sms или e-mail с указанием результатов акции. Например, «Спасибо вам, с вашей помощью мы собрали столько-то». А перед следующей акцией вы делаете рассылку «Приглашаем вас принять участие, приходите помочь нам тогда-то и туда-то». Таким образом вы обеспечите себе участие опытных и проверенных «бойцов».

Постарайтесь организовать работу добровольца на акции так, чтобы человек пришел не на целый день, т.к. это очень тяжело. Если человеку все у вас нравится, он может увлечься и забыть про свои насущные нужны либо постесняться сказать о них. Поэтому в обязанности координатора входит задача проверить, чтобы все пообедали, передохнули, что в жаркий день у всех есть вода, а в холодный – горячий чай. Если вы привлекаете на акцию детей, в вашей команде обязательно должен быть отдельный человек, который отвечает только за них.

Наблюдайте за вашими добровольцами во время акции. Если вы видите, что у человека есть организационные способности, что он склонен брать на себя ответственности, умеет хорошо общаться с другими добровольцами и гостями ярмарки, то в следующий раз его можно пригласить уже в качестве координатора какой-то «зоны» мероприятия или для начала в качестве помощника координатора.